Praxisratgeber Lieferantenhandbuch

Überblick

Um den Mehrwert eines Lieferantenhandbuchs zu verstehen, werfen wir einen kurzen Blick auf das Lieferantenmanagement. Hierunter ist die systematische Steuerung Ihrer Lieferanten zu verstehen und baut auf die drei Säulen (vgl. Abb. 1):

• Lieferantenbewertung
• Lieferantenabwicklung
• Entscheidung, wo entlang Ihrer Wertschöpfungskette Sie Lieferanten einbinden möchten

Sie arbeiten hart an diesen drei Säulen und trotzdem sind Lieferdokumente unvollständig oder Sie können Waren nicht eindeutig zu Bestellungen zuordnen. Liegt es zu 100% am Lieferanten oder liegt die Ursache der Probleme evtl. an der Kommunikation mit Ihrem Lieferanten bzw. an mangelnder Transparenz? Hier lohnt es sich nun, einen Blick in Ihr Lieferantenhandbuch zu werfen und falls Sie keines haben, schnellstmöglich eine gemeinsame Diskussionsbasis zu erstellen. Denn um eine Basis für Ihr Lieferantenmanagement zu schaffen, sollten Sie Ihre Lieferantenbeziehung verschriftlichen. Lassen Sie uns gemeinsam die wesentlichsten Elemente und Schritte zur Gestaltung und Etablierung Ihres Lieferantenhandbuchs betrachten und Ihre Lieferantenbeziehung verbessern.

1. Was ist ein Lieferantenhandbuch?

Das Lieferantenhandbuch bildet das Fundament für erfolgreiche Beziehungen mit ihren Lieferanten. Die offene Kommunikation über Beschaffung, Anlieferung, etc. erlaubt den Beteiligten die partnerschaftliche Zusammenarbeit zu entwickeln und verbessern. Es ist unterdessen wichtig zu verstehen, dass es sich bei einem Lieferantenhandbuch um eine vertragliche Vereinbarung handelt und somit rechtlich bindend ist. Nur so kann allen Beteiligten eine dauerhafte und gewinnbringende Zusammenarbeit garantiert werden.

Das Lieferantenhandbuch legt somit die Anforderungen an Sie und Ihre Lieferanten in Bezug auf Qualität, Kosten und Zeit dar:

• Qualität: Es wird sichergestellt, dass sämtlich Anforderungen des Qualitätsmanagements Ihres Unternehmens in Bezug auf den Lieferanten erfüllt werden.
• Kosten: Über die Verbindlichkeit des Handbuchs sind Verantwortlichkeiten und Haftungen dargelegt. Damit verbunden können beabsichtigte und unbeabsichtigte Kosten unmissverständlich zugeordnet werden. Der grundsätzliche Anreiz einer Kostenvermeidung wirkt sich somit positiv auf die Einhaltung der Vereinbarungen für beide Seiten aus.
• Zeit: Anlieferzeiträume, Definitionen von Liefer- und Termintreue können verschriftlicht werden und sind für alle Parteien nachvollziehbar.

Nun sollten wir die Systemgrenzen des Lieferanthandbuchs gezogen haben und können uns mit diesem Wissen an die weiteren Fragestellungen wagen.

2. Was ist Inhalt des Lieferantenhandbuchs?

Die nachfolgenden Inhalte eines Lieferantenhandbuchs, wie auch in Abb. 2 dargestellt, dienen als Orientierungshilfe, welche Sie noch unternehmensspezifisch ergänzen sollten. Beachten Sie unterdessen, dass es kein flexibles Schreiben ist, das für jeden Lieferanten individuell angepasst wird. Es gilt gleiches Recht für alle. Es sollte tunlichst vermieden werden, lieferantenspezifische „Sonderlocken“ einzubauen, da diese im späteren Verlauf die Komplexität des Lieferantenmanagements erhöhen. Jegliche Sonderregelungen (z.B. für Kanban-Lieferanten), sollten Sie in separaten Verträgen regeln, aber bitte nur wenn es unbedingt erforderlich ist. Folgenden Grundaufbau kann ich Ihnen für Ihr Handbuch empfehlen:

• Einleitung
• Kommunikation
• Beschaffung
• Verpackung
• Versand
• Abweichungsmanagement

Einleitung

In der „Einleitung“ erklären Sie zunächst kurz und prägnant das Ziel des Lieferantenhandbuchs. Anschließend klären Sie die Fragen „Wo“ und „Wann“. Sie können bei mehreren Werken oder Wareneingängen (pro Werk) eine Orientierungshilfe schaffen, indem Sie bspw. Anfahrtsskizzen hinzufügen. Wichtig ist, dass Sie sowohl Lieferadressen als auch ggf. Abladeadressen, falls diese von den angegebenen Lieferadressen abweichen sollten, angeben. Die Angabe von Öffnungs-/Anlieferzeiten je Lieferadresse/Abladeadresse können Sie ggf. durch Hinweise auf ein bestehendes Yard Management ergänzen.

Kommunikation

Anschließend legen Sie im Abschnitt „Kommunikation“ Ansprechpartner, deren Erreichbarkeit und Entscheidungsbefugnis fest, sowohl seitens Ihres Unternehmens als auch seitens des Lieferanten. Darüber hinaus können Sie Kommunikationsarten spezifizieren, bspw. E-Mail, Telefon, Fax, etc.

Beschaffung

Unter „Beschaffung“ können Sie zwischen Einzel- und Sammelbestellungen, Kanban, und ggf. weiteren Steuerungskonzepten unterscheiden. Wichtig ist, dass Sie festlegen, wie und wer diese Bestellungen auslöst.

Verpackung

Beim Thema „Verpackung“ dürfen Sie gerne etwas detailliertere Ausführungen einbringen. Neben der Handhabung, Füllgraden, etc. sind vor allem die genaue Beschreibung von Abmaßen und max. Gewichten zu definieren. Orientieren Sie sich hierbei an Standardnormen, wie bspw. für Europaletten o.ä. Weitere Verpackungsanforderung können typenreine Verpackung, Elektrostatik, Korrosion, Gefahrgut, uvm. betreffen. Darüber hinaus sollten sie zwischen Einweg- und Mehrwegverpackungen differenzieren. Falls Sie bspw. ein Leergutmanagement führen, ist dies unter Mehrwegverpackungen anzuführen.

Versand

Im Abschnitt „Versand“ formulieren Sie Ihre Anforderungen bzgl. der Logistikdienstleister (KEP, etc.), Vollständigkeit von Gebinden, Kennzeichnung bzw- Labeling der Gebinde bzw. Packstücke oder Produkte und Lieferdokumenten. In der Auflistung der benötigten Dokumente, von Versanddokumenten (z.B. Lieferschein, Prüfzeugnis, etc.) bis hin zu Transportdokumenten (z.B. Frachtbrief (CMR), Zolldokumente, etc.) sollten Sie darauf achten, die Mindestangaben (z.B. Name des Lieferanten, etc.), deren Darstellungsform (z.B. Barcode, etc.), deren Übergabeform (z.B. E-Mail, Hardcopy, etc.) und Übergabezeitpunkt (z.B. bei Lieferung, etc.) zu definieren.

Abweichungsmanagement

Zuletzt formulieren Sie das „Abweichungsmanagement“. Neben dem Thema Sondertransporte und deren Abwicklung werden Sie hier den wohl spannendsten Passus verfassen. Denn was passiert bei Nichteinhaltung der im Lieferantenhandbuch dargelegten Anforderungen? Beispielsweise können Sie Waren ablehnen oder lediglich Abweichungen erfassen. Wenn Sie zuvor noch nie mit einem Lieferantenhandbuch gearbeitet haben, empfehle ich Ihnen im ersten Schritt auf Eskalationsstufen zu verzichten und sich zunächst auf das Schaffen von Transparenz zu konzentrieren. Im nächsten Schritt jedoch können Sie sich Eskalationsstufen pro Lieferanten überlegen und Klassifizierungen schaffen. Hierfür sollten Sie sich auf ein von Ihnen etabliertes Lieferantenbewertungssystem stützen.

3. Wer erstellt das Lieferantenhandbuch und mit welchem Mehrwert?

Die Key-Player bei der Erstellung des Lieferantenhandbuchs sind der Einkauf, die Logistik (ggf. Wareneingangsabteilung), die Qualitätsabteilung, die Rechtsabteilung und zu guter Letzt das Management (z.B. Werksleitung) (siehe Abb. 3). Warum diese Bereiche bei der Erstellung der Lieferantenhandbuchs einbezogen werden sollten und welchen Nutzen diese daraus ziehen, möchte ich Ihnen für jeden Bereich einzeln aufschlüsseln:

Einkauf

Als Ansprechpartner für Lieferanten obliegt dem Einkauf die größte Verantwortung bei der Umsetzung des Lieferantenhandbuchs. Gleichzeitig können für den Einkauf zwei wesentliche Nutzen hervorgehoben werden. Zum einen wird eine rechtlich bindende Basis für den Aufbau eines Lieferantenmanagements geschaffen und zum anderen wird die Leistung der Lieferanten quantifizierbar. Die Quantifizierbarkeit ermöglicht es, die Zusammenarbeit zu verbessern und evtl. Preisvorteile zu erzielen.

Logistik

Je nach Unternehmensgröße befindet sich in der Logistikorganisation der Wareneingangsbereich. Falls dies der Fall ist, sind Teilnehmer aus diesem Bereich für die Erstellung des Lieferantenhandbuchs gefragt. Grund hierfür ist, dass der Wareneingang die logistische Verbindung zum Lieferanten darstellt und somit als Erster die im Lieferantenhandbuch hinterlegten Vereinbarungen überprüfen kann (z.B. Lieferschein und vereinbarte Angaben vorhanden? Termintreue? Etc.). Darüber hinaus trägt die Logistik wichtige Punkte zu den Themen Verpackung und Versand bei. Zudem verfügt die Logistik über Wissen bzgl. weiterer Schritte, wie Produktionsversorgung oder Lagerung, die ebenfalls Einfluss auf Verpackung und Versand haben können. Der Nutzen für die Logistik liegt in der Sicherstellung einheitlicher Logistik-Prozesse.

Qualitätsabteilung

Abhängig von Ihrer Organisationsform ist die Qualitätsabteilung, wenn möglich, direkt durch die Qualitätssicherung im Wareneingang vertreten. Die Q-Abteilung stellt zum einen produktbezogene Abweichungen fest, zum anderen auch die korrekte Übermittlung von Dokumenten wie bspw. Erstmuster- oder Prototypenberichte. Auch hier liegt der Nutzen in der Sicherstellung einheitlicher Qualitäts-Prozesse.

Rechtsabteilung

Wie bereits erwähnt, handelt es sich um ein rechtskräftiges Dokument. Daher ist die Überprüfung des Dokuments durch die Rechtsabteilung notwendig. Diese stellt sicher, dass sowohl die rechtliche Konformität als auch die Konformität mit weiteren im Unternehmen vorliegenden Verträgen/Vereinbarungen wie bspw. Einkaufsbedingungen sichergestellt ist. Somit werden zukünftige Anfechtungen möglichst verhindert.

Management

Zu guter Letzt empfehle ich die Einbindung des Managements. Mit der Genehmigung durch das Management ist gewährleistet, dass das finale Dokument durch alle notwendigen Instanzen gelaufen ist und intern keine Anfechtungen oder Konflikte entstehen können.

4. Erweitern Sie das Lieferantenhandbuch zum Lieferantenmanagement

Nun sind Sie soweit, Sie haben das Lieferantenhandbuch erstellt und das finale Exemplar liegt im Einkauf bereit. Der Einkauf kommuniziert nun das Lieferantenhandbuch an die Lieferanten mit dem Ziel, von allen Lieferanten eine Unterschrift zu bekommen. Da Sie ein sehr gutes Einkaufspersonal haben, gelingt Ihnen das auch. Und jetzt kommen wir in eine kritische Phase – gehen Sie die Umsetzung der im Lieferantenhandbuch formulierten Vorhaben mit Energie und Fokus an.

Bei der Umsetzung sollten Sie mit allen in Abschnitt 3 genannten Parteien KPIs für die Lieferantenbewertung (qualitativ und quantitativ) definieren. Darüber hinaus sollten Sie definieren, wer die dafür notwendigen Daten/Informationen erhebt und wer sie auswertet. Die anschließende Kommunikation zum Kunden übernimmt in jedem Fall der Einkauf, so dass eine zentrale Kommunikation zwischen Lieferanten und Ihrem Unternehmen gewährleistet ist. In der nachstehenden Tabelle 1 finden Sie Beispiele für quantitative und qualitative KPIs, welche Sie in Ihr Kennzahlensystem integrieren sollten.

Seien Sie besonders konsequent mit Ihren Lieferanten in der Durchsetzung Ihres Abweichungsmanagements hinsichtlich der Nichteinhaltung der im Lieferantenhandbuch dargelegten Anforderungen. Denn bei einem nicht konsequenten Verhalten verliert Ihr Lieferantenhandbuch an Wirkung.

Zusammenfassung

Nun wissen Sie, was ein Lieferantenhandbuch ist, welchen Mehrwert es Ihrem Unternehmen bietet und was sie dafür tun müssen. Achten Sie bei der Erstellung darauf, dass es Ihren unternehmensspezifischen Ansprüchen entspricht, etablieren Sie weitere Methoden des Lieferantenmanagements und heben Sie Ihre Lieferantenbeziehung auf die nächste Ebene. Mit der Hoffnung, Ihnen einen Anreiz für die Überprüfung Ihres eigenen Lieferantenhandbuchs oder der Erstellung eines neuen Lieferantenhandbuchs gegeben zu haben, wünsche ich Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Lieferantenhandbuch.