Prozesskennzahlen: Wenn Daten Aussagekraft bekommen

Überblick

Prozesskennzahlen ermöglichen es, Prozesse in Produktion und Logistik zu verstehen und zu bewerten. Mit Hilfe dieser Bewertung können bessere Entscheidungen getroffen werden. Zusätzlich können Sie aus den Prozesskennzahlen ablesen, wo es Optimierungspotential gibt. Egal, ob Sie aktuell zu viele oder zu wenige Daten als Grundlage für Ihre Kennzahlen haben, zeige ich Ihnen in vier Schritten, wie Sie bei sich ein Kennzahlenmanagement etablieren.

Mit diesen Schritten können Sie bei sich ein Kennzahlenmanagement etablieren:

• Zieldefinition des Kennzahlensystems
• Ableitung von KPIs aus der Unternehmensstrategie und den Zielen
• Auswahl eines passenden Kennzahlensystems
• Vom Kennzahlensystem zum Kennzahlenmanagement

Zieldefinition des Kennzahlensystems

Warum wollen Sie ein Kennzahlensystem in Ihrem Unternehmen haben? Die Etablierung eines Kennzahlensystems und eines Kennzahlenmanagements kann verschiedene Gründe haben: Prozesskennzahlen können übergeordnet als Informations- bzw. Analyseinstrument oder als Steuerungselement genutzt werden.

Die Nutzung von Kennzahlen als Analyseinstrument eignet sich zum einen, um Prozesse zu überwachen. So sehen Sie beispielsweise an Hand der Kennzahl „Ausschuss pro Stunde“, ob Ihre Anlage mit den richtigen Einstellungen läuft. Zum anderen können Sie Ihr Kennzahlensystem als Frühwarnindikator nutzen, z. B. für Predictive Maintenance. Wenn zuvor definierte Toleranzschwellen überschritten werden, können Gegenmaßnahmen getroffen werden. Der dritte große Nutzungsbereich von Kennzahlen als Analyse- und Informationsinstrument ist die Bewertung von Entscheidungsalternativen. Die richtigen Kennzahlen helfen dem Management, bessere Entscheidungen zu treffen. Ein Beispiel hierfür ist der ROI (Return on Investment) einer Maschinenanschaffung.

Kennzahlen können neben der Funktion als Informations- und Analyseinstrument zur Steuerung und Führung genutzt werden. Die Steuerungsfunktion ist beispielsweise bei einem großen Unternehmen mit unterschiedlichen Sparten oder in einer Holding mit mehreren Gesellschaften wichtig. Hier können aus einem Gesamtziel für das Unternehmen Einzelziele für die unterschiedlichen Einheiten abgeleitet und so sichergestellt werden, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Zusätzlich lassen sich Prozesskennzahlen auch als Führungsinstrument nutzen. Aus den Unternehmenszielen lassen sich Ziele für einzelne Personen oder Organisationseinheiten ableiten. Mit Hilfe von Kennzahlen kann dann verfolgt werden, wie diese Ziele erfüllt werden.

Je nachdem, welches Ziel Sie mit Ihren KPIs verfolgen, sind unterschiedliche Prozesskennzahlen erforderlich. Sie sollten sich daher im ersten Schritt genau überlegen, zu welchem Zweck Sie Kennzahlen nutzen wollen und damit verbunden, wer der Empfänger der Kennzahlen ist. Wenn Sie das nicht tun, laufen Sie Gefahr, dass die Kennzahlen nicht aussagekräftig und damit nutzlos sind. Am Ende können durch die unterschiedlichen Zwecke der KPIs durchaus auch unterschiedliche Kennzahlensysteme resultieren.

Ableitung der Prozesskennzahlen von KPIs aus der Unternehmensstrategie und den Zielen

Im ersten Schritt haben Sie sich überlegt, welchen Zweck Ihr Kennzahlensystem verfolgen soll. Im nächsten Schritt geht es darum, die passenden Prozesskennzahlen hierzu zu finden. Der Startpunkt eines Kennzahlensystems ist immer die Unternehmensstrategie. Aus der Strategie lassen sich Ziele definieren, zu denen dann passende Kennzahlen generiert werden können. Falls Sie keine klaren Ziele auf Unternehmens- oder Bereichsebene haben, sollten Sie sich zunächst darüber Gedanken machen. Alle Ziele, die Sie definieren, sollten der SMART Regel (Spezifisch-Messbar-Aktivierend-Realistisch-Terminiert) entsprechen. Notieren Sie sich alle Ziele und leiten Sie daraus im nächsten Schritt Kennzahlen ab.

Wenn das Unternehmensziel beispielsweise die Qualitätsführerschaft in einem Produktspektrum ist, könnte eine mögliche Kennzahl die Anzahl der Kundenretouren sein. Sollte Ihr Ziel hingegen die Kostenführerschaft in der Logistik sein, könnten mögliche Kennzahlen die Kosten pro Pick im Lager oder das Lagergeld sein. An diesen Beispielen kann man erkennen, wie wichtig die klare Definition von Zielen für die Implementierung eines Kennzahlenmanagements ist. Sollten Sie Kennzahlen ohne klare Ziele erheben, haben diese keine Steuerungs-, Führungs-, oder Analysefunktion und Sie generieren keinen Mehrwert aus einem Kennzahlenmanagement.

Art und Anzahl der Prozesskennzahlen

Um eine Ausgewogenheit Ihrer Prozesskennzahlen sicherzustellen, sollten diese aus verschiedenen Bereichen (z. B. Qualität, Service, Produktivität, Zeit, Wirtschaftlichkeit, Struktur, …) kommen. Es macht beispielsweise keinen Sinn nur finanzielle Kennzahlen zu erheben, da man sich sonst nur auf diese konzentriert und andere Bereiche, wie z. B. die Qualität darunter leiden könnten. Zusätzlich ist es wichtig, unterschiedliche Kennzahlenarten zu erheben. Für gewisse Anwendungszwecke macht es vielleicht Sinn, absolute Kennzahlen (z. B. Anzahl der Mitarbeitenden) zu nutzen, für andere sind relative Kennzahlen (Anzahl Picks pro Kommissionierer) sinnvoller.

Ähnlich verhält es sich mit lokalen oder globalen, strategischen oder operativen Kennzahlen. Das Wichtigste ist hierbei die Differenzierung und der Mix, um damit ein ausgewogenes Kennzahlensystem zu erhalten. Starten sollten Sie mit KPIs, die Fragestellungen beantworten, die Sie regelmäßig betreffen und bei denen Sie bisher immer nur nach Bauchgefühl antworten konnten. Sie glauben, Ihre Lagerbestände sind zu hoch? Dann messen Sie doch z. B. die Lagerumschlagshäufigkeit. Definitionen und Auflistungen von Kennzahlen sowie Benchmarks finden Sie inzwischen auf unzähligen Homepages oder in speziellen Datenbanken.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anzahl der Kennzahlen. Die gute Datengrundlage dank der Digitalisierung erlaubt es heute unzählige Kennzahlen zu erheben, was auch gerne gemacht wird. Kennzahlen sehen auf speziell visualisierten Dashboards gut aus und daher gilt oft die Maxime „mehr ist besser“. Sie sollten sich jedoch von den Möglichkeiten nicht verleiten lassen, sondern sich genau überlegen, welche Kennzahlen für Sie sinnvoll sind. Ein guter Anhaltswert sind 15-20 Kennzahlen pro Unternehmensbereich (z. B. Logistik, Produktion), die Sie regelmäßig erheben und besprechen. In der Praxis haben sich 3-5 Fokuskennzahlen bewährt, auf die Sie sich konzentrieren sollten und dem Management reporten.

Auswahl eines passenden Kennzahlensystems

Damit Sie wie im Absatz zuvor beschrieben ein ausgewogenes und auf die Unternehmensziele abgestimmtes Kennzahlenmanagement etablieren können, bietet es sich an, Standardlogiken für Kennzahlensysteme zu nutzen. Wir wollen Ihnen im folgenden zwei verschiedene Kennzahlensysteme vorstellen, die weit verbreitet sind: Der Werttreiberbaum und die Balanced Score Card.

Werttreiberbaum

Der Werttreiberbaum startet immer mit einem großen übergreifenden Unternehmensziel, z. B. ein bestimmtes EBIT, das erreicht werden soll. Ausgehend von diesem EBIT wird in mathematisch-logischen Zusammenhängen ermittelt, was zu diesem Ziel führt (für das Beispiel EBIT: Umsatz-Kosten). Diese Zusammenhänge können bis ins kleinste Detail betrachtet werden. Einen beispielhaften Werttreiberbaum sehen Sie in Abbildung 3. Für jedes Feld im Werttreiberbaum kann nun eine Kennzahl ermittelt werden. Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass die einzelnen Stufen des Werttreiberbaums mathematisch-logisch miteinander verknüpft sind und so immer ein Zusammenhang zwischen den Prozesskennzahlen besteht.

Der Nachteil ist, dass bei Kennzahlensystemen, die auf dem Werttreiberbaum beruhen, oft finanzielle Ziele und Kennzahlen überwiegen und so andere Bereiche komplett vernachlässigt werden. Falls Sie den Werttreiberbaum verwenden wollen, sollten Sie also darauf achten, auch nicht-monetäre Kennzahlen wie z. B. die Zufriedenheit der Mitarbeitenden in Ihr Kennzahlensystem zu integrieren. Auch diesen auf den ersten Blick nicht-monetären KPIs können Sie durchaus einen monetären Wert zuschreiben und diese so verknüpfen. So wirkt sich die Zufriedenheit der Belegschaft auf die Motivation und damit am Ende auf das finanzielle Unternehmensergebnis aus.

Balanced Score Card (BSC)

Neben dem Werttreiberbaum ist die Balanced Score Card (BSC) ein weit verbreitetes Kennzahlensystem. Bei der Methodik der BSC werden ausgehend von der Unternehmensvision & Strategie für die vier Bereiche Finanzen, Kunde, Prozess und Entwicklung Ziele definiert. Für jedes Ziel müssen Kennzahlen bestimmt werden, um die Zielerreichung zu messen. Zusätzlich gilt es, Vorgaben zu setzen und Maßnahmen zu definieren, die zur Zielerreichung führen sollen. Ein guter Anhaltspunkt für die Anzahl der Ziele pro Bereich ist vier, womit Sie am Ende bei 16 Kennzahlen landen, die Sie regelmäßig erheben und daraus ggf. Maßnahmen ableiten.

Es bietet sich an, die BSC im Team zu erstellen, da so von allen Beteiligten Input aufgenommen werden kann. Sie werden in Ihrem Unternehmen immer mehrere BSC haben, die sich überschneiden. Innerhalb der Logistik könnte es beispielsweise drei verschiedene BSCs für Beschaffung, Lager und Versand geben. Aus diesen drei BCC ergibt sich dann die übergeordnete Logistik Score Card. So haben Sie auch gleichzeitig für jede Abteilung die Ziele und Kennzahlen definiert.

Der große Vorteil der Balanced Score Card ist, dass Sie Kennzahlen aus unterschiedlichen Bereichen haben. Ein weiterer Vorteil, falls Sie sich an die Regel mit vier Zielen pro Bereich halten, ist die Anzahl der Kennzahlen. Mit 16 Kennzahlen haben Sie genau die richtige Anzahl, um eine Abteilung oder einen Unternehmensbereich zu steuern und zu überwachen. Der Nachteil dieser Methode ist das ressourcenintensive Erstellen der BSC. Zusätzlich ist durch die BSC nicht zwangsläufig gegeben, dass der Zusammenhang der Kennzahlen zum Gesamtunternehmensziel gegeben ist. Dies ist beim Werttreiberbaum zwingend mathematisch-logisch gegeben.

Vom Kennzahlensystem zum Kennzahlenmanagement

In den vorherigen Schritten haben wir gezeigt, wie Sie die richtigen Kennzahlen identifizieren und ein Kennzahlensystem aufbauen können. Jetzt fehlt nur noch der letzte Schritt: Die Etablierung eines Kennzahlenmanagements. Zunächst sollten Sie sich Gedanken über die Erfassung und Visualisierung Ihrer Kennzahlen machen. Es gibt heute eine Vielzahl von BI-Tools auf dem Markt, die eine große Datenmenge verarbeiten und ansprechend visualisieren können. Wichtig ist hierbei, sich auf ein Tool zu fokussieren, dass alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen nutzen. Ansonsten haben Sie zusätzliche Aufwände für Lizenzen, Training, Implementierung, Wartung, usw.

Reportingstruktur

Darüber hinaus müssen Sie festlegen, in welchem Rhythmus Kennzahlen erhoben werden und wie die Reportingstruktur dazu aussieht. Ein Reporting für die Geschäftsführung oder den Vorstand erfolgt evtl. einmal pro Quartal mit einigen wenigen KPIs, während ein Lagerleiter täglich wissen will, wie sich die Lagerkennzahlen entwickeln. Wichtig beim Reporting an Personen, die nicht täglich operativ in dem Bereich arbeiten, in dem die Kennzahlen erhoben werden, ist die Kommentierung der Zahlen. Einige KPIs werden Sie temporär reporten, um eine bestimmte Maßnahme zu verfolgen, andere dauerhaft.

Klare Verantwortlichkeiten

Außerdem sollten Sie feste regelmäßige Meetings festlegen, in denen Sie beispielsweise KVP Maßnahmen anhand von passenden Prozesskennzahlen durchsprechen und Maßnahmen ableiten. Für ein funktionierendes Kennzahlenmanagement benötigt es neben der passenden Struktur klare Verantwortlichkeiten. Es muss definiert sein, wer für die Erhebung der Kennzahl und das Reporting dieser zuständig ist. Wichtig hierbei: Die Person, die Ziele festlegt und Kennzahlen definiert, sollte nicht die gleiche sein, die diese erhebt und reportet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Kennzahlen manipuliert werden, um die persönliche Zielerreichung zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Bevor Sie ein Kennzahlenmanagement einführen, sollten Sie sich Gedanken um das warum und wie machen. Was ist der Zweck Ihrer Kennzahlen und mit welchem Kennzahlensystem wollen Sie arbeiten? Nur so kommen Sie am Ende zu einem sinnvollen Kennzahlenmanagement, dass Sie wirklich weiterbringt. In unseren Projekten merken wir oft, dass Unternehmen viele zusammenhangslose Kennzahlen ohne Aussagekraft erheben. Konzentrieren Sie sich auf einige wenige ausgewogene Kennzahlen für ihre Produktion und Logistik!